Trouvez le bon espace de travail pour lancer votre activité !

30/06/16    Entrepreneur

Vous souhaitez trouver l’espace de travail de vos rêves pour lancer votre activité? Et vous hésitez entre espace de coworking et bureau indépendant? Bail 3/6/9 ou contrat flexible, lequel est le plus adapté à ma situation?…

Une multitude de questions dans le choix de votre futur bureau auxquelles Hub-Grade, plateforme de location d’espace de travail, nous aide à trouver des réponses !

Espace de co-working vs bureau indépendant

Avec la mutation de nos modes de vie et le passage d’une économie de la propriété à une économie de l’usage, on assiste à l’essor de l’économie collaborative avec des sociétés « fer de lance » comme Blablacar ou AirBnb. C’est dans cette tendance que s’inscrit le mouvement du coworking.

On retrouve de plus en plus d’espaces de coworking dans les grandes agglomérations françaises. Ces espaces permettent à tout à chacun d’accéder à un espace de travail équipé à louer pour une durée flexible sans engagement. Lieux d’échanges et de collaborations, les espaces de coworking favorisent également le développement d’un réseau professionnel. C’est pourquoi ces espaces de travail « nouvelle génération » sont très prisés des freelances et des travailleurs indépendants.

Cependant, une startup préfère souvent avoir son propre espace de travail afin de faciliter la communication entre les membres de l’équipe et éviter les problématiques de confidentialité. De plus, il est par exemple très difficile de faire de la prospection commerciale dans un espace de coworking, ce qui est indispensable pour le développement d’une société. Autre désavantage de l’espace de coworking par rapport à son propre bureau : dès que l’équipe dépasse 4 personnes, il est souvent plus économique de louer son propre bureau.

Bail 3/6/9 vs contrat flexible

Le bail commercial est conclu pour une durée minimum de 9 ans avec la possibilité pour le locataire de résilier tous les 3 ans, d’où le terme de 3/6/9.

Le bail 3/6/9 est le bail le plus utilisé en ce qui concerne la location de bureau. Celui-ci offre des garanties au loueur mais aussi au locataire. Effectivement, le loueur est assuré que le locataire va occuper les locaux (et payer un loyer !) pendant une période minimum de 3 ans. Le locataire lui est assuré de bénéficier de ses locaux pour une durée de 9 ans sans que le loueur soit autorisé à lui faire quitter les locaux. Cette stabilité peut être très bénéfique pour certains types d’activité.

Cependant, pour les jeunes entreprises, le bail 3/6/9 n’est pas le contrat le plus adapté pour 2 raisons :

• L’engagement minimum de 3 ans , qui peut être très compliqué à gérer lorsque l’on a peu ou pas de visibilité sur son activité à plus de 6 mois.
• La nécessité de payer un trimestre d’avance et la caution, qui obligent les jeunes entreprises contractant un bail 3/6/9 a un très important décaissement de trésorerie ; or on sait que la trésorerie est toujours un sujet délicat pour les startups.

Pour ces raisons notamment, on constate une recrudescence de la mise en place de contrats flexibles de location d’espaces de travail. Ces contrats font le bonheur de nombreux jeunes entrepreneurs qui peuvent accéder à des locaux sans mettre en danger la trésorerie de leurs entreprises et sans s’engager sur le long terme.

Avec un contrat flexible, le loueur et locataire bénéficient d’un cadre juridique plus malléable et peuvent de ce fait rompre le contrat qui les lie plus facilement. Les deux conditions à respecter sont les suivantes :

• La durée minimum d’engagement fixée dans le contrat, souvent comprise entre 3 et 6 mois.
• La durée du préavis, comprise entre 1 et 3 mois.

Ainsi, les contrats flexibles, comme par exemple le bail précaire, limitent les contraintes structurelles bloquantes pour le développement des jeunes entreprises. En effet, une entreprise prévoyant une forte croissance doit choisir attentivement les locaux qui lui permettront d’accueillir au sein de son équipe de nouveaux membres.

3 points de vigilance pour bien choisir vos bureaux

Le quartier

Choisissez si possible un quartier proche de vos principaux lieux de rendez-vous (clients, fournisseurs) et bien desservi par les transports. Votre équipe saura apprécier un quartier avec de nombreux restaurants, cafés et commerces, qui leur faciliteront la vie et amélioreront l’ambiance au bureau.

L’aménagement intérieur et la décoration

Pour l’aménagement intérieur, choisissez des locaux qui vous ressemblent, que ce soit pour l’aménagement intérieur ou la décoration. Pour la motivation et l’enthousiasme, préférez une décoration colorée et pétillante ! Chacun de vos collaborateurs doit trouver son bonheur dans l’aménagement intérieur : tables designs, bureaux « classiques », bureaux debout, banquettes, canapés, coussins, tabourets … Du plus simple au plus excentrique, il y’en a pour tous les goûts en terme de mobilier de bureau. A vous de choisir !

L’éclairage

Au cours de la visite de vos potentiels bureaux, penser à vérifier que votre espace de travail bénéficie d’un bon éclairage nature ! Travailler toute la journée sous un éclairage artificiel n’est pas ce qu’il y a de mieux ! Pour vous faire une idée précise, il peut être nécessaire de visiter les bureaux sélectionnés à des horaires différents de la journée.