Qu’est-ce qu’une société de domiciliation d’entreprise ?

26/10/17    Domiciliation

La société de domiciliation héberge les entreprises qui souhaitent trouver une alternative avantageuse aux autres formes de domiciliation. Quel est le rôle exact de cette structure ? Comment fonctionne-t-elle ? Que peut-elle apporter à une entreprise en quête de reconnaissance et de prospérité ? Nous faisons le point sur les sociétés de domiciliation !

Définition de la société de domiciliation

La société de domiciliation est un prestataire de service qui, comme son nom l’indique, est spécialisé dans la domiciliation juridique des entreprises. Détentrice d’un agrément préfectoral, elle propose des adresses de domiciliation à des entrepreneurs individuels, des PME et des grandes sociétés souhaitant établir leur siège social dans un lieu pratique ou prestigieux.

Avec la domiciliation au domicile du gérant, le centre d’affaires, le local commercial ou l’espace de coworking, la société de domiciliation fait partie des différentes possibilités qui s’offrent aux entreprises qui cherchent à établir leur siège social.

En plus d’une adresse, elles peuvent dans certains cas y souscrire des services optionnels tels que de la réexpédition du courrier, du transfert d’appel ou de la location de bureau.

En plus des prestations destinées aux entreprises, certaines sociétés de domiciliation proposent par ailleurs des services de domiciliation à destination des particuliers et des associations.

Quelles conditions et obligations pour la société de domiciliation d’entreprise ?

Pour pouvoir proposer des prestations de domiciliation, une société doit respecter un certain nombre de conditions. La première d’entre elles concerne l’honorabilité de son dirigeant ou de son représentant légal.

Conditions d’honorabilité

Ces conditions d’honorabilité impliquent que le dirigeant ou le représentant n’ait pas fait l’objet :

  • d’une condamnation pénale définitive pour crime.
  • d’une condamnation pour vol, escroquerie, blanchiment, recel, trafic de stupéfiants, association de malfaiteurs, faux, corruption, fraude fiscale ou proxénétisme, ayant abouti à une peine de 3 mois d’emprisonnement, au minimum, sans sursis.
  • d’une interdiction de gérer ou exercer une activité commerciale
  • d’une faillite personnelle.
  • d’un retrait d’agrément préfectoral durant les 5 dernières années.

À noter que les actionnaires et associés détenant au moins 25 % des voix, parts sociales et droits de vote de la société sont également concernés par ces conditions d’honorabilité.

L’agrément préfectoral

Délivré par la Préfecture dont relève le siège social de la société de domiciliation, l’agrément préfectoral autorise une personne morale ou une personne physique (entrepreneur individuelle) à exercer une activité de domiciliation.

Le numéro d’agrément obtenu doit figurer sur les contrats de domiciliation édités par la société. Ce numéro permet notamment aux domiciliés d’obtenir leur attestation de domiciliation, indispensable à leur enregistrement auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou du Répertoire des Métiers (RM).

Signalons que si la société de domiciliation est établie à Paris, elle doit faire sa demande d’agrément auprès de la Préfecture de Police, en vertu de l’article R123-166-1 du Code du commerce.

Attention : certains prestataires proposent de la domiciliation, parfois à des tarifs anormalement alléchants, sans avoir préalablement obtenu leur agrément préfectoral. Ils sont dans l’illégalité et peuvent donc porter préjudice à votre activité !

Le contrat de domiciliation

Toute prestation de domiciliation est nécessairement liée à un contrat de domiciliation. D’une durée de 3 mois minimum, renouvelables par tacite reconduction, celui-ci est formulé par écrit et contient les informations relatives au domiciliataire et au domicilié, ainsi que leurs obligations respectives.

Les obligations du domiciliataire

La société de domiciliation, ou domiciliataire, doit respecter certaines obligations vis-à-vis de ses domiciliés et de la loi.

Il doit notamment constituer un dossier regroupant l’ensemble des pièces justificatives relatives à la personne physique ou morale bénéficiant de la prestation.

Il doit par ailleurs informer le greffier du tribunal de tout changement de situation de ses domiciliés : résiliation anticipée, cessation ou expiration du contrat.

Si le domicilié n’est pas venu récupérer son courrier depuis 3 mois, il doit également en faire part à la chambre des métiers et de l’artisanat ou le greffier du tribunal de commerce.

Enfin, la société de domiciliation doit faire parvenir au centre des impôts et aux organismes de recouvrement de la sécurité sociale :

  • La liste des personnes domiciliées dans ses locaux, chaque trimestre ;
  • La liste des personnes ayant mis fin à leur contrat, chaque trimestre ;
  • La liste des personnes domiciliées au 1er janvier, avant le 15 janvier de chaque année.

Les obligations du domicilié

Qu’il soit auto-entrepreneur, gérant d’une SARL ou président d’une SASU, le domicilié doit lui aussi faire face à certaines obligations.

Il doit notamment limiter l’usage de son adresse de domiciliation à la seule fonction de siège social, ou d’agence, succursale ou représentation, si celle-ci est située sur le sol étranger.

De plus, si son activité vient à connaître un changement (objet, forme juridique, nom ou adresse du représentant), il doit en informer sans attendre son agence de domiciliation.

Enfin, en signant son contrat de domiciliation, il donne expressément mandat au domiciliaire de recevoir en son nom propre toute notification liée à son activité.

Les avantages d’une société de domiciliation

La société de domiciliation n’est pas la seule option à disposition du dirigeant d’entreprise. Alors, pourquoi la privilégier ?

Tout d’abord, se tourner vers une société de domiciliation, c’est accéder à un grand nombre d’adresses différentes, permettant d’établir son siège social dans un lieu prestigieux et facile d’accès. Par exemple, la société ABCLIV propose 33 adresses en Île-de-France dont certaines situées dans les plus beaux quartiers de la capitale ou près des centres d’affaires.

La société de domiciliation, c’est aussi une offre de services (transfert de courrier, hébergement téléphonique, location de salle de réunion) qui permet au gérant d’entreprise d’exercer son activité dans les meilleures conditions. Toutes les domiciliataires ne proposent toutefois pas ces options !

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