Tout savoir sur le contrat de domiciliation

20/04/21    Domiciliation

Pour rappel, un dirigeant déclare une adresse de domiciliation pour son entreprise où bon lui semble, et pas nécessairement à son lieu d’activité. Il peut ainsi choisir d’installer le siège social de son entreprise à son domicile (sous certaines conditions), dans un local commercial ou en passant par une société de domiciliation.

Si la domiciliation du siège social par le biais d’une société de domiciliation est un choix simple et attractif pour de nombreuses entreprises, il s’accompagne néanmoins d’un certain nombre d’obligations à respecter du côté du domiciliataire comme de l’entreprise domiciliée.

Qu’est-ce qu’un contrat de domiciliation ?

Tout d’abord, le contrat de domiciliation passé entre le domiciliataire et le domicilié doit toujours être formalisé par écrit. De plus, sa durée est d’au moins 3 mois, renouvelables par tacite reconduction, à laquelle il est possible de mettre fin en respectant un préavis obligatoire.

Un contrat de domiciliation peut être conclu pour plusieurs motifs :

• Domicilier le siège social de son entreprise ou de son activité ;
• Domicilier une agence, ou une succursale d’une entreprise dont le siège social est situé hors du territoire français.

En souscrivant à un contrat de domiciliation vous bénéficierez de nombreux services tels que :

• la réexpédition du courrier : tous les courriers ou colis seront réceptionnés et renvoyés à l’adresse souhaitée si cela est nécessaire ;
• la location de bureaux : les bureaux, salles de réception ou de conférence sont mis à disposition avec tout le matériel d’animation nécessaire ;
• la gestion des appels téléphoniques : le secrétariat de l’entreprise accueillante est à disposition pour la gestion des appels reçus. Ils sont ensuite transférés ou un message est envoyé.

En outre, le choix de la domiciliation a des incidences juridiques sur l’entreprise. Il détermine notamment :

• la nationalité de l’entreprise ;
• le tribunal compétent en cas de litige. Il faudra se rendre dans le tribunal proche de l’adresse de domiciliation en cas de conflit ;
• le lieu de dépôt des formalités légales. Par exemple, si les statuts de l’entreprise évoluent c’est le tribunal de commerce proche de l’entreprise domiciliée qui sera compétent.

Le contenu d’un contrat de domiciliation

Les informations obligatoires dans un contrat de domiciliation

Le contrat de domiciliation doit être déclaré auprès du RCS de l’entreprise domiciliée, et doit mentionner :

• le nom ou la dénomination sociale de la société de domiciliation ;
• son lieu d’immatriculation principal ;
• son numéro SIREN ;
• la raison sociale et les coordonnées des deux parties ;
• le numéro RCS et le capital social de l’entreprise ;
• le nom du représentant légal ;
• l’adresse de domiciliation ;
• la liste des prestations fournies ;
• le montant du dépôt de garantie ;
• les modalités en cas de rupture de l’accord ;
• les différentes clauses résolutoires ;
• le numéro d’agrément préfectoral ;
• les diverses obligations du domicilié (comme la durée du contrat, les conditions tarifaires, la liste des justificatifs nécessaires).

En règle générale, l’accord, qui est prévu pour plus de 3 mois, est renouvelable par tacite reconduction, sauf si un préavis de résiliation est déposé.

Notons que les règles applicables aux contrats de domiciliation sont régies par le Code de commerce, entraînant des obligations pour les 2 parties.

L’identité du domiciliataire

Comme évoqué plus haut, des informations obligatoires sur l’identité du domiciliataire doivent figurer dans le contrat de domiciliation : la raison sociale (le nom de l’entreprise) et ses coordonnées, tout comme le numéro d’agrément délivré par la préfecture.

 L’identité du domicilié

L’identité du domicilié doit également être précisée dans le contrat, avec ses coordonnées, le numéro au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et le capital social de l’entreprise. Différentes informations sont demandées selon la nature du domicilié : personne physique ou morale.

Quand le domicilié est une personne physique, les informations requises sont :

• nom, prénom ;
• date et lieu de naissance ;
• situation maritale.

Les informations nécessaires pour une personne morale :

• dénomination sociale ;
• date, lieu et numéro d’immatriculation ;
• identité du représentant de l’entreprise.

Comment obtenir un contrat de domiciliation ?

Vous vous en doutez très certainement : le plus simple pour souscrire un contrat de domiciliation, c’est de passer par internet. Rapide et sécurisée, la domiciliation d’entreprise en ligne vous permet de gagner du temps et de simplifier vos démarches.

Quelles sont les démarches pour obtenir un contrat de domiciliation commerciale pour votre entreprise ?

Micro-entrepreneur ou dirigeant de SARL, les besoins des professionnels ne sont pas tous les mêmes. Cela ne vous étonnera donc pas d’apprendre qu’il existe plusieurs types de contrats de domiciliation adaptés aux spécificités de chacun. Chez ABC LIV, nous faisons une distinction entre les contrats de domiciliation pour les entreprises et ceux destinés aux micro-entrepreneurs. La première étape consiste donc à choisir le type de contrat qui correspond à votre activité !

La seconde étape consiste à choisir l’adresse à laquelle vous souhaitez domicilier votre activité. Nous vous proposons 33 adresses situées à Paris et en Île-de-France. Vous devriez donc trouver sans mal une adresse de domiciliation qui correspond à vos besoins. Au passage, vous êtes libre d’ajouter des services optionnels à votre contrat, si vous le désirez : réexpédition de courrier, message téléphonique, transfert d’appels, location de bureaux.

Enfin, il ne vous reste plus qu’à renseigner les informations demandées et à joindre les pièces justificatives. Une fois vos informations validées par nos soins, vous recevrez votre contrat de domiciliation.

Les documents nécessaires pour ouvrir un contrat de domiciliation

Quelques documents indispensables sont à fournir pour valider le contrat :

• Un justificatif de domicile (facture d’électricité, quittance de loyer, etc.) ;
• Un justificatif d’identité (carte d’identité, passeport) ;
• Un RIB ;
• Une déclaration sur l’honneur ;
• Le Kbis, qui est le document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise.

Quelles obligations pour la société de domiciliation ?

La société de domiciliation, qui peut être une personne physique ou morale, doit se conformer à une réglementation précise :

• Être titulaire d’un agrément dont les références doivent être impérativement mentionnées dans l’ensemble des contrats de domiciliation qu’elle conclut ;
• Être immatriculée au RCS ou au répertoire des métiers, sauf s’il s’agit d’une personne morale française de droit public ;
• Informer le greffe du tribunal de commerce de la cessation de la domiciliation, à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation ;
• Mettre à disposition de l’entreprise domiciliée des locaux contenant au moins une pièce où elle pourra régulièrement effectuer des réunions en toute confidentialité, et pourra conserver et accéder aux livres, registres et documents officiels ;
• Avoir un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile personnel et aux coordonnées téléphoniques pour une personne physique ; au domicile du représentant légal et aux coordonnées téléphoniques pour une personne morale.

Par ailleurs, au regard de la loi, le domiciliataire a pour obligation de rester vigilant quant aux activités de ses clients. Il doit ainsi effectuer une déclaration auprès des autorités en cas de soupçons de blanchiment de capitaux, de fraudes fiscales ou de financement d’actions terroristes.

Quelles obligations pour l’entreprise domiciliée ?

Bien entendu, l’entreprise domiciliée doit, elle aussi, respecter certaines obligations :

• Ne pas utiliser les locaux autrement que comme siège social, sauf si le siège social est situé à l’étranger. Dans ce cas, il peut faire office d’agence, de succursale ou de bureau de représentation de l’entreprise ;
• Informer la société de domiciliation des changements liés à son activité, à sa forme juridique (pour la personne morale) ou au déménagement de son domicile personnel (pour la personne physique) ;
• Donner mandat au domiciliataire, qui l’accepte, de recevoir en son nom toute notification ;
• Déclarer le contrat de domiciliation au RCS, en indiquant le nom ou la dénomination sociale et les références de l’immatriculation principale sur un registre public de la société de domiciliation.

La rupture du contrat de domiciliation

La rupture du contrat a différentes conséquences :

• Formalités à remplir
  Il est tout à fait possible pour l’entreprise domiciliée de cesser le contrat à tout moment. Il faut pour cela prévenir de la résiliation par lettre recommandée avec accusé de réception. L’entreprise domiciliée doit ensuite respecter le préavis prévu.

Le greffe du tribunal de commerce délivre ensuite un justificatif de transfert de siège ou de radiation, qui doit être transmis à la société de domiciliation.

• Transfert de siège social
  La rupture du contrat de domiciliation entraîne un transfert de siège social, sauf lorsqu’il s’agit de la fermeture de l’entreprise domiciliée. Ce changement entraîne aussi une modification des statuts. Il faut également penser à mettre en place un système de redirection de courrier avant le terme du contrat.

Quelles différences entre un contrat de domiciliation et une attestation de domiciliation ?

La domiciliation est obligatoire lors de la création d’une entreprise pour qu’elle soit immatriculée (greffe du tribunal de commerce ou chambre de commerce). Le contrat de domiciliation et l’attestation de domiciliation doivent être présentés pour l’immatriculation de la société, mais ce sont deux documents aux objectifs différents. Pour rappel, le contrat de domiciliation est un document qui lie l’entreprise à une société de domiciliation afin d’apporter notamment crédibilité et professionnalisme. L’attestation, quant à elle, est un certificat qui prouve que l’entreprise est bien domiciliée et réside à une adresse donnée. Certaines informations doivent y être mentionnées :

• Les coordonnées du représentant légal de l’entreprise ;
• La dénomination sociale de l’entreprise ;
• L’adresse du siège social ;
• Le numéro SIREN.