Société de domiciliation : définition, utilité et critères pour la choisir

01/04/21    Domiciliation

La société de domiciliation héberge les entreprises qui souhaitent trouver une alternative avantageuse aux autres formes de domiciliation. Quel est le rôle exact de cette structure ? Comment fonctionne-t-elle ? Que peut-elle apporter à une entreprise en quête de reconnaissance et de prospérité ? Nous faisons le point sur les sociétés de domiciliation !

Définition de la société de domiciliation

La société de domiciliation est un prestataire de service qui, comme son nom l’indique, est spécialisé dans la domiciliation juridique des entreprises. Détentrice d’un agrément préfectoral, elle propose des adresses de domiciliation à des entrepreneurs individuels, des PME et des grandes sociétés souhaitant établir leur siège social dans un lieu pratique ou prestigieux.

Avec la domiciliation au domicile du gérant, le centre d’affaires, le local commercial ou l’espace de coworking, la société de domiciliation fait partie des différentes possibilités qui s’offrent aux entreprises qui cherchent à établir leur siège social.

En plus d’une adresse, elles peuvent dans certains cas y souscrire des services optionnels tels que de la réexpédition du courrier, du transfert d’appel ou de la location de bureau.

En plus des prestations destinées aux entreprises, certaines sociétés de domiciliation proposent par ailleurs des services de domiciliation à destination des particuliers et des associations.

Quels sont les services d’une société de domiciliation ?

La réexpédition du courrier

Une société de domiciliation commerciale offre souvent une gestion du courrier avec un service de réexpédition du courrier. Cette offre consiste à renvoyer quotidiennement les courriers reçus au siège social du domicilié. Ainsi, le courrier ne s’accumule pas et les dossiers peuvent être traités au jour le jour comme si l’entreprise recevait sa correspondance sur son lieu d’exercice. Un service de réexpédition de courrier peut être mis en place pour une durée déterminée (en jours ou en mois), ou de façon définitive (suivant la durée de l’engagement). Le domicilié choisit donc, en fonction de ses besoins, d’opter pour une réexpédition temporaire ou définitive de son courrier.

La mise à disposition d’un bureau

Un autre service que notre société de domiciliation a le privilège de proposer à ses clients est celui de la mise à disposition de locaux d’activité. S’engager à long terme auprès d’un bailleur avec un bail commercial de 3, 6 ou 9 ans n’est pas la panacée pour bon nombre d’entreprises, et certainement pas pour les jeunes entreprises ou les start-up. Une location de salles à la journée, à la semaine, au mois… peut permettre à une entreprise qui débute son activité de faire évoluer rapidement ses besoins en termes de locaux professionnels. L’offre de domiciliation et de location de bureaux d’ABCLIV donne accès à ses clients à 33 adresses de choix à Paris et en proche banlieue, dont des locaux dans le triangle d’or parisien près des Champs-Élysées ou des centres d’affaires.

Disposer d’une adresse administrative dans ces quartiers pour votre activité professionnelle confère à votre entreprise une crédibilité et une image de marque prestigieuses. ABCLIV vous y propose des espaces de travail avec des bureaux équipés, des espaces de coworking ou encore des salles de réunion bénéficiant d’un matériel informatique et de bureaux.

L’hébergement téléphonique et le transfert d’appel

Parmi les services annexes que notre agence peut fournir à ses clients en plus de la domiciliation fiscale et administrative, l’hébergement téléphonique et le transfert d’appel simplifient leur quotidien professionnel. L’hébergement téléphonique consiste en l’installation d’une permanence téléphonique, c’est-à-dire une ligne téléphonique dans les locaux du domiciliataire. Ce service peut s’accompagner d’un accueil téléphonique et/ou d’un service de répondeur.

Le domicilié peut aussi faire appel à notre service de transfert d’appel. Un numéro de téléphone rattaché au lieu du siège social de son entreprise lui est attribué. Les appels reçus à ce numéro sont basculés vers le numéro de son choix.

Quels sont les prix d’une société de domiciliation ?

Les prix de la domiciliation varient selon l’adresse commerciale sélectionnée et selon l’activité du domicilié. ABCLIV pratique des prix attractifs pour la domiciliation d’entreprise ou le transfert de siège social. Lorsqu’on fait appel à une agence de domiciliation agréée, les formalités administratives et les besoins ne sont pas les mêmes selon qu’on est micro-entrepreneur, une association, un particulier ou une société commerciale (EURL, SARL…).

Pour établir son siège social à Paris ou en Île-de-France avec ABCLIV, les tarifs pour une entreprise s’échelonnent de 18 à 36 € par mois HT. Pour une société relevant du régime de la micro-entreprise (auto-entrepreneur), le prix au mois s’établit à 15 € HT. Une association qui décide de faire appel à nos services de domiciliation devra débourser 10 € HT/mois. Une adresse postale pour un particulier, fournie par ABCLIV parmi ses 33 adresses stratégiques et prestigieuses à Paris et en proche banlieue, lui reviendra à 15 euros hors taxes par mois.

L’engagement avec une entreprise de domiciliation

S’engager auprès d’une agence agréée de domiciliation pour domicilier son entreprise implique la signature d’un contrat de domiciliation. Celui-ci – obligatoirement écrit et encadré par la loi – doit renseigner l’identité des parties (dont les références de l’agrément préfectoral de la société spécialisée et compétente en domiciliation), la durée de l’engagement, les options choisies si le domicilié fait appel à des services complémentaires proposés par le domiciliataire, le montant, le mode de paiement et les modalités de résiliation. Ce contrat a pour but de fixer les obligations de chacune des parties.

Une attention particulière doit être apportée à la durée d’engagement du contrat souscrit. Celui-ci doit avoir une durée minimale de 3 mois et est renouvelable par tacite reconduction.

Quelles conditions et obligations pour la société de domiciliation d’entreprise ?

Pour pouvoir proposer des prestations de domiciliation, une société doit respecter un certain nombre de conditions. La première d’entre elles concerne l’honorabilité de son dirigeant ou de son représentant légal.

Conditions d’honorabilité

Ces conditions d’honorabilité impliquent que le dirigeant ou le représentant n’ait pas fait l’objet :

• d’une condamnation pénale définitive pour crime ;
• d’une condamnation pour vol, escroquerie, blanchiment, recel, trafic de stupéfiants, association de malfaiteurs, faux, corruption, fraude fiscale ou proxénétisme, ayant abouti à une peine de 3 mois d’emprisonnement, au minimum, sans sursis ;
• d’une interdiction de gérer ou exercer une activité commerciale ;
• d’une faillite personnelle ;
• d’un retrait d’agrément préfectoral durant les 5 dernières années.

À noter que les actionnaires et associés détenant au moins 25 % des voix, parts sociales et droits de vote de la société sont également concernés par ces conditions d’honorabilité.

L’agrément préfectoral

Délivré par la Préfecture dont relève le siège social de la société de domiciliation, l’agrément préfectoral autorise une personne morale ou une personne physique (entrepreneur individuelle) à exercer une activité de domiciliation.

Le numéro d’agrément obtenu doit figurer sur les contrats de domiciliation édités par la société. Ce numéro permet notamment aux domiciliés d’obtenir leur attestation de domiciliation, indispensable à leur enregistrement auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou du Répertoire des Métiers (RM).

Signalons que si la société de domiciliation est établie à Paris, elle doit faire sa demande d’agrément auprès de la Préfecture de Police, en vertu de l’article R123-166-1 du Code du commerce.

Attention : certains prestataires proposent de la domiciliation, parfois à des tarifs anormalement alléchants, sans avoir préalablement obtenu leur agrément préfectoral. Ils sont dans l’illégalité et peuvent donc porter préjudice à votre activité !

Le contrat de domiciliation

Toute prestation de domiciliation est nécessairement liée à un contrat de domiciliation. D’une durée de 3 mois minimum, renouvelables par tacite reconduction, celui-ci est formulé par écrit et contient les informations relatives au domiciliataire et au domicilié, ainsi que leurs obligations respectives.

Les obligations du domiciliataire

La société de domiciliation, ou domiciliataire, doit respecter certaines obligations vis-à-vis de ses domiciliés et de la loi.

Il doit notamment constituer un dossier regroupant l’ensemble des pièces justificatives relatives à la personne physique ou morale bénéficiant de la prestation.

Il doit par ailleurs informer le greffier du tribunal de tout changement de situation de ses domiciliés : résiliation anticipée, cessation ou expiration du contrat.

Si le domicilié n’est pas venu récupérer son courrier depuis 3 mois, il doit également en faire part à la chambre des métiers et de l’artisanat ou le greffier du tribunal de commerce.

Enfin, la société de domiciliation doit faire parvenir au centre des impôts et aux organismes de recouvrement de la sécurité sociale :

• la liste des personnes domiciliées dans ses locaux, chaque trimestre ;
• la liste des personnes ayant mis fin à leur contrat, chaque trimestre ;
• la liste des personnes domiciliées au 1er janvier, avant le 15 janvier de chaque année.

Les obligations du domicilié

Qu’il soit micro-entrepreneur, gérant d’une SARL ou président d’une SASU, le domicilié doit lui aussi faire face à certaines obligations.

Il doit notamment limiter l’usage de son adresse de domiciliation à la seule fonction de siège social, ou d’agence, succursale ou représentation, si celle-ci est située sur le sol étranger.

De plus, si son activité vient à connaître un changement (objet, forme juridique, nom ou adresse du représentant), il doit en informer sans délai l’entreprise de domiciliation.

Enfin, en signant son contrat de domiciliation, le domicilié donne expressément mandat au domiciliataire de recevoir en son nom propre toute notification liée à son activité.

Les avantages d’une société de domiciliation

La société de domiciliation n’est pas la seule option à disposition du dirigeant d’entreprise. Alors, pourquoi la privilégier ?

Tout d’abord, se tourner vers une société de domiciliation, c’est accéder à un grand nombre d’adresses différentes, permettant d’établir son siège social dans un lieu prestigieux et facile d’accès. Par exemple, la société ABCLIV propose 33 adresses en Île-de-France dont certaines situées dans les plus beaux quartiers de la capitale ou près des centres d’affaires.

La société de domiciliation, c’est aussi, comme nous l’avons abordé, une offre de services (transfert de courrier, hébergement téléphonique, location de salle de réunion) qui permet au gérant d’entreprise d’exercer son activité dans les meilleures conditions. Tous les domiciliataires ne proposent toutefois pas ces options !