Tout savoir sur le siège social d’une entreprise : définition et obligations légales

30/11/17    Entrepreneur

La notion de siège social, qui concerne pourtant toutes les sociétés, est parfois mal-connu ou négligé. Comment est-il défini par la loi ? Quelles sont les options dont disposent les dirigeants pour établir leur siège social ? Est-il possible d’en changer ? Nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir à propos du siège social !

Qu’est-ce que le siège social d’une société ?

Fixé dans les statuts de la société, le siège social correspond à l’adresse juridique et administrative de cette dernière. Obligatoire et unique, cette adresse doit figurer sur tous les documents officiels de l’entreprise, à commencer par son Kbis, ses factures, ses contrats et ses courriers. Au-delà de sa portée symbolique et commerciale, le siège social correspond généralement au local où se tiennent les assemblées générales des associés, même si rien n’oblige ces derniers à s’y réunir pour y prendre les décisions.

Enfin, sur le plan juridique, le choix du siège social détermine également le tribunal compétent et surtout la nationalité de la société.

Attention : il est important de bien faire la distinction entre le siège social de la société et le lieu d’exploitation commerciale de l’activité. En effet, contrairement au siège social, il peut exister plusieurs lieux dans lesquels l’entreprise exerce ses activités.

Il est également essentiel de faire la différence entre établissement principal, secondaire et complémentaire.

Déclaration du siège social au RCS : les obligations légales

Il ne suffit pas de mentionner une adresse de siège social dans les statuts de la société pour que celui-ci soit automatiquement reconnu par l’administration. Au moment de réaliser sa première immatriculation auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), le dirigeant doit en effet déclarer le siège social de sa société.

Pour que la demande d’immatriculation soit acceptée par le greffe du tribunal de commerce, il peut être nécessaire de fournir quelques justificatifs dont :

  • Un document de moins de 3 mois justifiant la jouissance des locaux (quittance de loyer, facture EDF, taxe foncière…). Signalons que certains greffes n’acceptent pas les factures de téléphonie mobile et d’internet.
  • Une autorisation de domiciliation signée de la main du propriétaire des locaux, notamment si le siège social est implanté dans une maison ou un appartement en location.

La domiciliation du siège social : les différentes possibilités

Si le siège social est obligatoire, reste encore à savoir où domicilier son entreprise ? Comme nous allons le voir, la législation française est plutôt souple en matière de domiciliation d’entreprise !

Établir son siège social à son domicile

La loi autorise les dirigeants à domicilier leur entreprise dans leur résidence personnelle. Une solution particulièrement commode, qui permet aux entrepreneurs de démarrer leur activité avec un investissement minimal.

De plus, même si le dirigeant est soumis à une interdiction contractuelle ou préfectorale, il pourra tout de même domicilier son activité pendant une période de 5 ans maximum à son domicile.

Se domicilier dans un local commercial

Le local commercial est sans doute l’une des solutions les plus avantageuses (choix des adresses, prestige, praticité), mais c’est aussi potentiellement la plus coûteuse. À moins d’avoir les finances qui le permettent, rares sont les sociétés qui peuvent opter pour ce type de domiciliation dès leur création.

Fixer son siège social dans un incubateur ou une pépinière

Les incubateurs et pépinières d’entreprises sont des structures d’accueil pour les sociétés à fort potentiel économique ou social. Elles mettent à disposition les infrastructures nécessaires à leur développement. Une solution idéale qui, par définition, est toutefois limitée dans le temps et n’est pas accessible à toutes les entreprises !

La solution des centres d’affaires et espaces de coworking

Les centres d’affaires comme les espaces de coworking accueillent des entreprises de taille variable dans un environnement tout équipé et meublé. La grande majorité de ces structures propose un service de domiciliation, permettant ainsi aux sociétés d’y établir leur siège social si elles le souhaitent.

S’adresser à une société de domiciliation

Enfin, la société de domiciliation propose des adresses aux entreprises en recherche d’adresses prestigieuses et idéalement situées. Les tarifs pratiqués peuvent fortement varier en fonction de la réputation de la société de domiciliation, les services complémentaires souscrits et bien sûr le prestige de l’adresse choisie.

Comment changer ou transférer le siège social ?

Le transfert de siège social est une pratique courante dans la vie d’une entreprise. La démarche est simple, mais nécessite toutefois quelques formalités et principes à connaître. Par exemple, la procédure diffère selon que le nouveau siège social dépend du même tribunal de commerce ou un autre.

Par ailleurs, un transfert de siège social à l’étranger implique un changement de nationalité. La société doit alors se conformer à la législation en vigueur dans le pays d’accueil !

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