Qu’est-ce que le siège social d’une entreprise ? Définition et obligations.

08/10/21    Entrepreneur

La notion de siège social, qui concerne pourtant toutes les sociétés, est parfois méconnue ou négligée. Comment est-il défini par la loi ? Quelles sont les options dont disposent les dirigeants pour établir leur siège social ? Est-il possible d’en changer ? Nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir à propos du siège social !

Qu’est-ce que le siège social d’une société ?

Siège social : définition

Fixé dans les statuts de la société, le siège social correspond à l’adresse juridique et administrative de cette dernière. Obligatoire et unique, cette adresse doit figurer sur tous les documents officiels de l’entreprise, à commencer par son Kbis, ses factures, ses contrats et ses courriers. Au-delà de sa portée symbolique et commerciale, le siège social correspond généralement au local où se tiennent les assemblées générales des associés, même si rien n’oblige ces derniers à s’y réunir pour prendre les décisions.

Enfin, sur le plan juridique, le choix du siège social détermine également le tribunal compétent et surtout la nationalité de la société.

Qu’est-ce qu’un siège social fictif ?

Un siège social est considéré comme fictif quand il est situé à un endroit différent de là où se trouvent les organes de direction de l’entreprise. C’est un terme utilisé par la justice lorsqu’elle est saisie par un tiers afin de vérifier la domiciliation de l’entreprise.

Différence entre siège social et siège administratif

Il n’y a pas de différence entre siège social et siège administratif. L’adresse du siège social correspond à l’adresse juridiquement reconnue par l’administration, autrement dit son adresse administrative.

Cependant, il est important de bien faire la distinction entre le siège social de la société, qui est l’adresse de domiciliation, et le lieu d’exploitation commerciale de l’activité. En effet, contrairement au siège social, il peut exister plusieurs lieux dans lesquels l’entreprise exerce ses activités.

Une entreprise peut avoir plusieurs établissements, un principal et un établissement secondaire, ou même plusieurs. Il existe également des établissements complémentaires, situés à un endroit où est déjà immatriculé au moins un autre établissement de la société.

Déclaration du siège social au RCS : les obligations légales

Il ne suffit pas de mentionner une adresse de siège social dans les statuts de la société pour que celui-ci soit automatiquement reconnu par l’administration. Au moment de réaliser sa première immatriculation auprès du Registre du commerce et des sociétés (RCS), le dirigeant doit en effet déclarer le siège social de sa société.

Pour que la demande d’immatriculation soit acceptée par le greffe du tribunal de commerce, il peut être nécessaire de fournir quelques justificatifs dont :

• Un document de moins de 3 mois justifiant de la jouissance des locaux (quittance de loyer, facture EDF, taxe foncière…). Signalons que certains greffes n’acceptent pas les factures de téléphonie mobile et d’internet.
• Une attestation de domiciliation signée de la main du propriétaire des locaux, notamment si le siège social est implanté dans une maison ou un appartement en location.

La domiciliation du siège social : les différentes possibilités

Si le siège social est obligatoire, reste encore à savoir où domicilier son entreprise ? Comme nous allons le voir, la législation française est plutôt souple en matière de domiciliation d’entreprise !

Établir son siège social à son domicile

Il est possible de domicilier son entreprise chez soi. En effet, la loi autorise les dirigeants à domicilier leur entreprise dans leur résidence personnelle. Une solution particulièrement commode, qui permet aux entrepreneurs de débuter leur activité avec un investissement minimal.

De plus, même si le dirigeant est soumis à une interdiction contractuelle ou préfectorale, il pourra tout de même domicilier son activité pendant une période de 5 ans maximum à son domicile.

Baser son siège social dans une autre entreprise

C’est une possibilité assez peu connue mais tout à fait envisageable : une entreprise peut installer son siège social dans les locaux d’une autre société, du moment qu’il ne s’agit pas d’une société de domiciliation. La société domiciliaire peut être propriétaire des locaux, pour faciliter la procédure, mais cela n’est pas une obligation. Elle peut aussi demander l’accord écrit de son bailleur.

Utiliser les locaux de la société mère comme siège social d’une société fille

Il est également possible pour une société mère, d’héberger le siège social de ses filiales dans ses locaux, selon le Code de commerce. Mais pour cela, la société mère doit détenir au moins la moitié du capital social de la filiale.

Se domicilier dans un local commercial

Le local commercial est sans doute l’une des solutions les plus avantageuses (choix des adresses, prestige, praticité), mais c’est aussi potentiellement la plus coûteuse. À moins d’avoir les finances qui le permettent, rares sont les sociétés qui peuvent opter pour ce type de domiciliation dès leur création.

Baser son siège social dans un incubateur ou une pépinière

Les incubateurs et pépinières d’entreprises sont des structures d’accueil pour les sociétés à fort potentiel économique ou social. Elles mettent à disposition les infrastructures nécessaires à leur développement. Une solution idéale qui, par définition, est toutefois limitée dans le temps et n’est pas accessible à toutes les entreprises !

La solution des centres d’affaires et des espaces de coworking

Les centres d’affaires comme les espaces de coworking accueillent des entreprises de taille variable dans un environnement tout équipé et meublé. La grande majorité de ces structures propose un service de domiciliation, permettant ainsi aux sociétés d’y établir leur siège social si elles le souhaitent.

S’adresser à une société de domiciliation

Enfin, la société de domiciliation propose des adresses aux entreprises en recherche d’adresses prestigieuses et idéalement situées. Les tarifs pratiqués peuvent fortement varier en fonction de la réputation de la société de domiciliation, les services complémentaires souscrits, et bien sûr le prestige de l’adresse choisie.

Comment changer ou transférer le siège social ?

Le transfert de siège social est une pratique courante dans la vie d’une entreprise. La démarche est simple, mais nécessite toutefois quelques formalités et principes à connaître.

Les formalités pour changer de siège social sous le ressort du même tribunal de commerce

Plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise à transférer son siège social. Pour modifier l’adresse de domiciliation du siège social, il faut suivre la procédure suivante :

• prendre la décision avec les autres associés, et la consigner dans un procès-verbal ;
• publier un avis dans un journal d’annonces légales ;
• déposer le dossier auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE).

Le dossier doit contenir les documents suivants :

• les statuts mis à jour ;
• la décision de transfert du siège social;
• une preuve de domiciliation dans les nouveaux locaux, par exemple un bail commercial ;
• l’avis dans le journal d’annonces légales ;
• et le Cerfa n^o 11682*03.

Le greffier du tribunal de commerce se charge alors d’inscrire la société au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). L’ancien Kbis n’est plus valable, un nouveau est donc renvoyé une fois cette procédure aboutie.

Le transfert de siège social dans le ressort d’un autre tribunal de commerce

Lorsque le transfert de domiciliation se fait sur une zone gérée par un autre tribunal de commerce, les formalités sont les mêmes, à la différence près que l’annonce sera plus complète et qu’il faudra préciser au CFE la liste des anciens sièges sociaux. De plus, la société sera radiée du précédent greffe du tribunal de commerce.

Transfert de siège social à l’étranger

Si le transfert de siège social se fait dans un autre pays, la procédure est plus complexe. Il faut généralement passer par une dissolution de la société française, avec accord de tous les associés, et la création d’une autre société à l’étranger. Dans certains cas, il est possible de conserver la personnalité juridique de l’entreprise. Renseignez-vous bien sur la législation en vigueur dans le pays d’accueil, ainsi que sur les règles fiscales, avant d’opérer ce transfert.

Vous êtes désormais incollable sur les sièges sociaux et toutes les obligations qui les accompagnent !