Entreprise individuelle : comment gérer votre comptabilité ?

03/11/16    Entrepreneur

Ca y est, vous avez envie de concrétiser votre rêve de créer votre propre entreprise et vivre de votre activité ! Belle et courageuse quête… Cependant, une première problématique se pose : quel statut choisir ? En effet, question à ne pas négliger puisque de là vont découler vos obligations comptables. Et c’est également le second point à ne pas négliger : une gestion comptable rigoureuse et efficace est impérative. Cette semaine, nous accueillons le logiciel de comptabilité en ligne Itool, qui nous livre ses astuces pour vous aider dans la comptabilité de votre entreprise individuelle !

Quels dispositifs ? Pour quelles obligations comptables ?

Lorsque vous décidez de créer une entreprise individuelle, plusieurs dispositifs s’offrent à vous :

Option pour l’entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL)

Cette option permet de séparer le capital social du capital personnel et ainsi de n’engager sa responsabilité qu’à hauteur du capital professionnel investi. Il donne également le choix à l’entrepreneur d’être soumis à l’IS.

En fonction du régime choisi (Micro-BIC, Réel simplifié ou normal, micro-BNC) l’entrepreneur aura différentes obligations comptables :

  • Pour le micro-BIC et micro-BNC, un simple suivi des recettes et dépenses est nécessaire.
  • Pour le réel simplifié, certains allégements comptables sont prévus (comptabilité de trésorerie, évaluation des stocks simplifiés, déduction forfaitaire du carburants, dispense de bilan au dessous d’un certain seuil)
  • Pour le réel normal, une comptabilité d’engagement sera nécessaire (Bilan, trésorerie, inventaire)

Le régime de la micro-entreprise

Ce régime permet de bénéficier d’une gestion ultra-simplifiée dite « de trésorerie », c’est-à-dire que l’entrepreneur doit répertorier les recettes et dépenses, justificatifs à l’appui.

Attention pour bénéficier de ce régime il faut impérativement que la structure soit en franchise de TVA et que le seuil du chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas :

  • 82 200€ HT pour les activités de négoce et fournitures de logement.
  • 32 900€ HT pour les prestations de services et toutes les activités relevant du BNC

Le projet de loi Pinel 2014 prévoyait la fusion du régime de la micro-entreprise avec le statut d’auto-entrepreneur en 2016, mais finalement cette fusion ne sera effective qu’en 2019. Malgré cette transition plus douce, la soumission au régime microsocial est appliquée par défaut aux nouveaux auto-entrepreneurs (appelés désormais « micro-entrepreneurs »).

Gestion comptable : les bonnes pratiques

Attention, bien que la gestion comptable soit beaucoup plus simple, il est facile de se perdre entre les justificatifs, les relevés de banque et les mauvaises habitudes de saisie comptable.

Voici quelques bonnes habitudes à acquérir pour une gestion efficace :

  • Personnalisez votre plan comptable en fonction de vos clients, fournisseurs, activités… N’utilisez pas uniquement le compte 401 mais créez également des sous-comptes ! Créez un sous-compte 401.100 « grandes entreprises » qui comporte lui-même d’autres sous-compte : 401.101 « grand compte 1 », 402.102 « grand compte 2 »… De même pour votre activité, divisez en plusieurs sous-comptes selon vos activités et analysez les pôles de dépenses et de revenus les plus conséquents en fonction de votre segmentation.
  • Tenez votre comptabilité à jour en permanence. C’est un point très important. En effet, outre l’aspect purement légal, il est très important d’analyser quotidiennement l’activité de votre entreprise ne serait-ce que pour l’établissement d’un budget ou pour contrôler votre besoin en fonds de roulement.
  • Adoptez un lettrage précis pour le suivi de vos écritures comptables. Lors de la rédaction de vos écritures comptables dans leur numéro de compte respectif, il est très intéressant d’associer un code unique de lettrage à la saisie comptable effectuée. Ainsi, chaque ligne de saisie aura le même lettrage. Grâce à cela, vous savez que telles lignes ont été associées à tel enregistrement comptable, ce qui rend beaucoup plus facile la tâche de rapprochement avec vos relevés bancaires (et vérifiez la concordance avec ce que vous avez saisi et ce que la banque a réellement encaissé ou décaissé).
  • Pour ne pas vous laisser surprendre et éviter d’être en panique, notez bien les rendez-vous fiscaux important : déclaration fiscale, clôture des comptes, déclaration de TVA…
  • Munissez-vous d’un logiciel de comptabilité en ligne : les avantages liés vous permettront d’améliorer votre productivité en conséquence !

Quels avantages à faire votre comptabilité en ligne ?

Vous faites partie des entreprises qui font leur comptabilité manuscritement ? Et si vous en veniez à perdre votre cahier, comment feriez-vous ?

Vous êtes sur Excel ? C’est mieux. Mais le programme reste très limité pour l’analyse de la santé financière de votre entreprise.

Passons maintenant à l’exploitation d’une licence ! En effet, il est intéressant d’avoir un logiciel de comptabilité complet sur votre ordinateur, mais le problème est qu’il est disponible sur un poste fixe et s’avère être souvent très coûteux.

Alors pourquoi choisir une comptabilité en ligne ?

  • Accessible depuis n’importe quel support et disponible à tout moment (sous réserve d’avoir une connexion internet), la comptabilité en ligne est vraiment plus flexible.
  • Les politiques de sécurité et de conservation des données sont similaires à celles des banques, du fait que les données sont extrêmement sensibles.
  • Connectez-vous à plusieurs sur le même dossier ! 1, 5 10 connecté en même temps, il n’y a pas de limite technique. De plus, cela facilite grandement l’accès aux données pour votre expert-comptable.
  • L’éditeur prend à sa charge les mises à jour et la maintenance de la solution. Fini les longs téléchargements qui bloquent votre activité pendant des heures !
  • Il n’y a plus de lourds investissements à effectuer pour acquérir une licence, vous êtes facturé une modique somme mensuellement ou annuellement.

Un fardeau pour certains, une précieuse aide pour d’autres, la comptabilité n’en reste pas moins une obligation. Si ces tâches s’avèrent être trop chronophage, facilitez-vous le travail avec un logiciel de comptabilité en ligne, qui vous permet d’effectuer vos saisies, éditer vos états comptables, créer des rapprochements bancaires…

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