Quelles sont les obligations du domiciliataire et du domicilié ?

09/04/21    Domiciliation

Prestataire de service détenteur d’un agrément préfectoral, une société de domiciliation offre aux PME, entreprises individuelles, grandes sociétés, particuliers ou encore associations la possibilité d’établir leur siège social dans un lieu prestigieux ou emblématique en leur proposant des adresses de domiciliation. Certaines sociétés de domiciliation peuvent également proposer à leurs clients des services complémentaires, comme la location de salles de réunion, la réexpédition du courrier ou le transfert d’appels.

Qu’est-ce qu’un domiciliataire ?

Est appelée domiciliataire la société de domiciliation – ou l’agent de cette société – qui fournit à une entreprise ou à un particulier une adresse de domiciliation pour y établir son siège social. Celle-ci fera office d’adresse officielle administrative inscrite dans les statuts de la société. Cette démarche est capitale et obligatoire pour acquérir son immatriculation auprès du Registre du commerce et des sociétés (RCS) et être en règle à l’égard de la loi.

L’entreprise qui fait appel à ce service de domiciliation est appelée le domicilié. Le domicilié peut également profiter d’un local ou d’autres services proposés par l’entreprise domiciliataire. Si vous voulez en savoir plus sur la domiciliation, notre article répondra à vos questions.

Les obligations du domiciliataire

Les obligations d’une société de domiciliation

Avant de faire appel aux services d’une entreprise domiciliataire, le futur domicilié doit s’assurer que le domiciliataire est en règle avec la loi. La société de domiciliation doit obligatoirement posséder un agrément préfectoral délivré par le préfet du département du siège de la société et être immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au Répertoire des métiers (RM).

D’autre part, le domiciliataire doit fournir à son client un local décent dans lequel il pourra notamment organiser les différentes réunions légales (conseils d’administration, assemblées générales…) et y consulter en toute confidentialité les documents prescrits par la loi.

Enfin, le domiciliataire est tenu de posséder un dossier concernant chacun de ses clients domiciliés. Ce fichier administratif doit notamment comporter les coordonnées (adresse personnelle et coordonnées téléphoniques) du domicilié et des représentants légaux, les différents lieux d’activité de l’entreprise et l’adresse où sont conservés les documents comptables.

Les obligations du domiciliataire envers les tiers

Dans le cas d’une résiliation anticipée du contrat de domiciliation ou de cessation de domiciliation de l’entreprise, le domiciliataire doit avertir le greffier du tribunal de commerce compétent dès l’expiration du contrat de domiciliation.

Par ailleurs, si le domicilié n’est pas venu chercher son courrier depuis trois mois, l’agent de domiciliation a l’obligation d’en avertir la chambre des métiers et de l’artisanat ou le greffier du tribunal de commerce.

Le domiciliataire a aussi certaines obligations envers le centre des impôts et les organismes de recouvrement des cotisations et des contributions de sécurité sociale. Il doit, chaque trimestre, leur envoyer la liste de ses domiciliés et ceux dont le contrat de domiciliation a pris fin.

De plus, il est tenu de mettre en œuvre les obligations relatives à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme définies au chapitre 1^er du titre VI du livre V du Code monétaire et financier (articles L561-1 à L561-45 du Code monétaire et financier).

Les mentions obligatoires d’un contrat de domiciliation

Un contrat de domiciliation doit être établi entre le domiciliataire et l’entreprise domiciliée. Celui-là – obligatoirement écrit – doit être conclu pour une durée minimale de trois mois et est tacitement reconductible (sauf si un préavis de résiliation l’en exempte).

En outre, le contrat de domiciliation doit clairement énoncer les mentions obligatoires suivantes :

• la raison sociale ;
• le statut juridique ;
• le numéro d’immatriculation ;
• l’adresse du siège social ;
• le montant du capital du domiciliataire et du domicilié ;
• les différentes obligations du domiciliataire et du domicilié.

Les obligations du domicilié

Parallèlement aux contraintes légales de l’agent domiciliataire, le domicilié doit lui aussi satisfaire à ses obligations. Il doit ainsi :

• s’engager à utiliser effectivement et exclusivement les locaux comme siège social de l’entreprise, ou comme agence, succursale ou représentation si le siège est situé à l’étranger.
• informer l’entreprise domiciliataire de toute modification de son activité.
• donner mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.
• déclarer le contrat de domiciliation au Registre du commerce et des sociétés, en indiquant le nom (ou la dénomination sociale) et les références de l’immatriculation principale sur un registre public de l’agent de domiciliation.
• déclarer tout changement de domicile personnel s’il s’agit d’une personne physique ou, s’il s’agit d’une personne morale, tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet, ainsi qu’au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l’engager à titre habituel.

Les sanctions en cas de non-respect des obligations

Le domiciliataire est passible de sanctions :

• s’il ne respecte pas les obligations énoncées au contrat de domiciliation ;
• s’il ne veille pas à ce que la société domiciliée respecte les siennes.

L’amende prévue est celle des contraventions de 5^e classe et la personne, physique ou morale, encourt la peine complémentaire de confiscation de la chose qui a servi ou était destinée à commettre l’infraction ou de la chose qui en est le produit (articles 131-21 et 131-48 du Code pénal).

Par ailleurs, si le domiciliataire exerce son activité de domiciliation sans être détenteur de l’agrément, il s’expose à un emprisonnement de six mois et à une amende de 7 500 €.