L’approbation des comptes annuels

21/03/22    Entrepreneur

Tous les ans, les entreprises doivent faire approuver leurs comptes annuels par les associés, les déposer au greffe, et affecter le résultat. La procédure dépend de la forme juridique de la société. Explications.

Approbation des comptes annuels : qu’est-ce que c’est ?

L’approbation des comptes annuels se fait obligatoirement chaque année, dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Elle comprend le bilan comptable, le compte de résultat, et l’annexe légale. L’approbation par l’assemblée générale des associés ou des actionnaires doit être faite avant que les comptes soient déposés au greffe du tribunal de commerce, puis publiés au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC).

L’approbation des comptes est définitive, une fois approuvés ils ne peuvent plus être modifiés.

En quoi l’approbation des comptes est une démarche nécessaire et surtout obligatoire ?

L’approbation des comptes est une obligation légale, mais elle permet surtout au dirigeant de rendre des comptes à ses associés sur la gestion de la société. Lors de l’assemblée, les comptes annuels sont lus, ainsi que l’inventaire annuel et le rapport de gestion, suite à quoi les associés approuvent, ou non, ces comptes.

Attention, ne pas approuver les comptes expose la société et son dirigeant à des sanctions pénales, allant jusqu’à une peine de prison de six mois, et une amende de 9 000 euros.

Qui doit faire approuver ses comptes annuels ?

Toutes les sociétés doivent faire approuver leurs comptes annuels, qu’il s’agisse des SAS, SARL, SCI, SASU et EURL. Les associations dépassant les seuils fixés doivent également faire approuver leurs comptes associatifs annuels.

Comment faire une approbation des comptes annuels étape par étape ?

Voici la marche à suivre pour faire approuver ses comptes, en six étapes.

Étape 1 : établir ses comptes annuels

La première étape est bien sûr d’établir ses comptes annuels, à la fin de l’exercice comptable, afin d’avoir une vision des opérations réalisées pendant l’exercice.

Étape 2 : rédiger son rapport de gestion

Ensuite, il est obligatoire d’établir un rapport de gestion pour les SARL, SAS et SCI. Cette étape est facultative pour les EURL et SASU dirigées par une personne physique et respectant les seuils (maximum 1 million d’euros de bilan, 2 millions d’euros de chiffre d’affaires, 20 salariés).

Étape 3 : convocation d’une assemblée générale d’approbation des comptes

La troisième étape consiste à organiser une assemblée générale (AG), afin d’approuver les comptes. Les documents concernant les comptes doivent être transmis aux associés en même temps que la convocation, au moins 15 jours avant l’AG.

Étape 4 : tenue de l’assemblée générale

Le jour de l’assemblée générale, le dirigeant présente les comptes aux associés, et ceux-ci décident d’approuver, de modifier ou de désapprouver les comptes, à la majorité.

Dans la plupart des cas, les comptes sont approuvés. Les associés doivent alors décider de l’affectation du résultat, qu’il s’agisse de bénéfices ou de pertes. Le résultat peut être affecté aux réserves, reporté à l’année suivante, ou distribué sous la forme de dividendes, si la société est en situation de bénéfice.

Étape 5 : rédaction du procès-verbal de l’assemblée d’approbation des comptes

Un procès-verbal est rédigé à l’issue de l’assemblée générale. Il sera ensuite transmis au greffe.

Étape 6 : le dépôt des comptes annuels

Enfin, les comptes annuels sont déposés au greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit l’AG. Cette étape est obligatoire pour les SARL et SAS, mais facultative pour les SCI. En cas de manquement, la société risque une amende de 1 500 euros.

Combien coûte l’approbation des comptes annuels ?

L’approbation des comptes annuels coûte entre 300 et 800 euros, pour la rédaction des documents juridiques. Il faut pour cela faire appel à un avocat ou à un expert-comptable. Il est ensuite nécessaire d’ajouter les frais de greffe, généralement d’un montant de 49 euros.

Que faire en cas de refus d’approbation des comptes ?

La non-approbation des comptes par les associés lors de l’assemblée générale peut arriver dans plusieurs cas :

• anomalies liées à la présentation des comptes ;
• informations erronées ou contestées par les associés ;
• fraude ;
• faute de gestion ;
• manque de clarté.

Ces faits sont relativement rares, mais que se passe-t-il en cas de refus d’approbation des comptes ? En réalité, pas grand-chose. Les anomalies doivent être corrigées, mais il n’y a pas besoin de les approuver de nouveau ensuite, ou de tenir une nouvelle assemblée générale. Le statut des comptes de l’année reste donc en suspens, mais cela n’empêche pas de pouvoir approuver les comptes des années qui suivent.

Cependant, sans approbation des comptes il ne peut pas y avoir d’affectation du résultat de l’exercice, ni de dépôt des comptes. À la place de ces démarches, le dirigeant de la société dépose une copie des délibérations des associés auprès du greffe du tribunal de commerce. Cela remplace le dépôt des comptes annuels.