Saisir le fonctionnement, les avantages et la finalité du télésecrétariat

02/01/24    Entrepreneur

Tâches administratives et gestion des appels, aucune entreprise – indépendante ou micro-entrepreneur – n’est épargnée par ces activités récurrentes. Pour alléger le quotidien, les sociétés de domiciliation d’entreprise proposent notamment des services de télésecrétariat. En quoi consiste cette prestation ? Pourquoi y recourir ? ABC LIV vous explique en détail pourquoi et comment le télésecrétariat optimise la gestion et le fonctionnement des entreprises.

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

Le télésecrétariat consiste à fournir des services de secrétariat à distance. Contrairement à un secrétariat en interne, cela permet d’externaliser les tâches administratives à un professionnel travaillant par Internet ou téléphone, avec des outils collaboratifs. Ce prestataire peut être chargé de diverses missions telles que la gestion d’appels et de courriers, la prise de rendez-vous ou l’assistance commerciale (interface entre votre société et vos interlocuteurs), selon les besoins de chaque entreprise.

Ce type de prestation est une option particulièrement viable pour les petites et moyennes entreprises, ainsi que les professionnels indépendants, car elle leur permet l’accès à des compétences spécialisées sans les coûts ni les contraintes associés au besoin d’embauche en interne.

Qui peut utiliser les services d’un télésecrétariat ?

Différents types d’entreprises et divers professionnels peuvent avoir recours aux services de secrétariat à distance. Les entrepreneurs individuels, les professions libérales, les start-up, les TPE, les PME… mais également les associations, qui peuvent tirer parti des avantages du télésecrétariat pour l’optimisation de leur gestion administrative quotidienne.

Sachez que certains prestataires possèdent des spécialisations propres en matière de clients à assister. Veillez à vous assurer que le profil est en adéquation avec votre domaine d’activité. En effet, le télésecrétariat s’adapte à divers contextes professionnels, et particulièrement aux secteurs du médical, du paramédical et juridique. Dans le domaine de la santé, par exemple, le recours à des télésecrétaires pour la gestion des appels et la prise de rendez-vous en ligne est particulièrement prisé des médecins souhaitant se consacrer pleinement à la prise en charge de leurs patients.

Quels sont les différents services qu’offre le télésecrétariat ?

Le télésecrétaire est une personne polyvalente dans ces services. Voici quelques-unes des prestations de secrétariat à distance qui peuvent être proposées :

• Un standard téléphonique : réception des appels, filtrage, messagerie personnalisée, prise des messages.
• Un support administratif : gestion d’agenda, prise de rendez-vous, traitement des courriers, gestion des emails, création de comptes-rendus de réunions.
• Une gestion de documents : rédaction, mise en forme et archivage.
• Un service client : relance des factures, informations client et gestion des réclamations.
• Un service de traduction dans le cas de communication bilingue.

Par le biais d’un bureau virtuel, vous pouvez faire appel à ces services de télésecrétariat de façon ponctuelle ou récurrente afin de vous libérer du temps pour vous concentrer sur le cœur de vos activités.

Pourquoi faire appel à un télésecrétariat ?

En tant qu’indépendant ou petite entreprise, faire appel à un service de télésecrétariat est une solution stratégique pour optimiser son efficacité opérationnelle. En adaptant les services à vos besoins, vous gagnez en flexibilité et en temps pour vous concentrer sur votre activité principale. L’un des principaux avantages du secrétariat à distance est la possibilité de déléguer de façon ponctuelle des tâches administratives en fonction de votre activité, notamment en période de pics ou de projets spécifiques.

Vous pouvez ainsi recourir à un professionnel sans avoir à passer par un processus de recrutement. C’est une alternative rentable à l’embauche en interne qui réduit les coûts associés au recrutement, aux équipements et à la formation. Ce prestataire vous apporte son expertise, assurant ainsi une gestion des appels, des rendez-vous et de toutes les correspondances auprès de vos clients et partenaires. Le télésecrétariat permet également une continuité de vos services, même en dehors des heures de bureau. Vous garantissez ainsi une disponibilité et un service de qualité à tout moment.

Le télésecrétariat : une prestation complémentaire des sociétés de domiciliation

Au-delà de l’adresse de domiciliation, divers services tels que le télésecrétariat s’imposent comme prestations complémentaires essentielles au sein des sociétés de domiciliation. En effet, pour répondre aux différents besoins administratifs des entreprises de manière efficace, les sociétés de domiciliation associent la gestion de l’adresse commerciale à des services de domiciliation téléphonique, de permanence téléphonique, de transfert d’appel, de location de salles de réunion, de réexpédition des courriers et bien d’autres. Les entreprises ont alors le choix de nombreux services de domiciliation en option dans leur contrat de domiciliation.

Les créateurs d’entreprise, les indépendants et les associations profitent d’un emplacement prestigieux pour leur siège social tout en externalisant des responsabilités administratives à des professionnels qui assurent un service de qualité aux clients. Associer la gestion de l’adresse commerciale de sa société à des services de secrétariat à distance se révèle alors bénéfique pour simplifier sa gestion quotidienne et renforcer son professionnalisme.

Vous souhaitez avoir l’esprit plus tranquille pour développer votre activité ? Avec la société de domiciliation ABC LIV, vous avez toutes les cartes en main pour optimiser la gestion administrative de votre entreprise. La concentration sur son cœur de métier et l’amélioration de la qualité des services font du télésecrétariat un atout majeur de la stratégie d’entreprise. En vous appuyant sur cette prestation, vous gagnez en efficacité, et vous libérez du temps et des ressources pour votre activité. N’hésitez pas à vous renseigner sur les différents contrats de domiciliation adaptés aux spécificités de votre entreprise.