Les questions à se poser pour choisir la bonne entreprise de domiciliation

26/12/18    Domiciliation

Une société de domiciliation est l’une des options possibles pour domicilier son siège social lorsque l’on crée son entreprise. Les entreprises de domiciliation fournissent une adresse de domiciliation administrative, souvent dans un quartier prestigieux, ce qui permet au créateur d’entreprise de préserver son adresse personnelle et d’éviter une domiciliation au domicile du gérant, pour installer sa société ailleurs à moindres frais. Pour choisir sa société de domiciliation d’entreprise, il faut cependant se poser les bonnes questions.

Vérifier l’agrément préfectoral de la société de domiciliation

Les sociétés de domiciliation commerciale doivent obligatoirement obtenir un agrément préfectoral, à renouveler tous les 6 ans, les autorisant à tenir le rôle de domiciliaire. Avant de vous engager avec l’une d’elle vous devez donc vous assurer qu’elle détient bien un agrément et qu’il est toujours valide.

Si vous signez un contrat avec une société qui n’a pas d’agrément, vous courez le risque que votre adresse de domiciliation soit un jour fermée par la préfecture de police, et de devoir ainsi faire un transfert de siège social, avec les frais et les désagréments que cela peut engendrer.

Une autre astuce peut être de vérifier l’ancienneté de l’entreprise, ce qui peut être un gage de sa fiabilité et de sa crédibilité, mais aussi les avis des clients sur Internet.

Où se trouve l’adresse de domiciliation ?

La deuxième chose à faire est de vérifier que l’adresse de la société existe vraiment. Mais aussi de regarder de plus près la forme de domiciliation qu’elle propose. S’il ne s’agit que d’une boîte aux lettres ou d’un petit local, il faut que cela soit stipulé clairement sur votre contrat et que le prix ne soit pas artificiellement gonflé mais qu’il corresponde réellement à l’offre proposée.

Quels sont les services annexes proposés par la société de domiciliation ?

Selon vos projets et vos besoins, vous recherchez peut-être plus qu’une simple adresse administrative. Les sociétés de domiciliation proposent toutes sortes de services qui peuvent s’avérer utiles aux entrepreneurs. Il vous tient de faire des recherches pour vérifier que la société avec laquelle vous voulez signer propose ce que vous cherchez.

Parmi les services généralement proposés, on peut trouver une boîte aux lettres, boîte postale, la réexpédition du courrier, un accueil téléphonique, un transfert d’appel, une messagerie téléphonique personnalisée, une transmission de fax, un espace de coworking, un bureau virtuel, un secrétariat, une location de bureaux, location de salles de réunions, etc. De plus, pour les digital nomads, nous offrons des solutions de domiciliation e-commerce sur mesure, conçues pour répondre aux besoins spécifiques de ces activités.

Vérifiez également si ces services sont inclus dans votre contrat ou proposés en option et donc facturés en supplément.

Les modalités du contrat de domiciliation commerciale

Au moment de conclure votre contrat de domiciliation, il est important de faire quelques vérifications. Soyez attentif à la clarté des modalités du contrat, notamment au niveau des obligations de chacun, mais aussi aux clauses et conditions d’engagement (durée et restrictions). Certaines sociétés proposent des offres de domiciliation sans engagement pour vous garantir plus de flexibilité, mais le coût pourrait être plus élevé.

Le contrat doit donc stipuler clairement la durée du contrat et ce à quoi les deux parties signataires s’engagent.

Du côté de la société domiciliataire, elle doit mettre à disposition l’adresse professionnelle, des services, locaux et équipements compris dans l’offre, mais également aviser le greffe du Tribunal de la fin de la domiciliation du chef d’entreprise dans ses locaux. Elle doit aussi, selon l’article L-561-2 du Code monétaire et financier, vérifier la fiabilité et conformité de son client, afin de s’assurer qu’il n’est pas impliqué dans des fraudes fiscales, des financements d’organisations terroristes ou du blanchiment d’argent.

L’entreprise domiciliée, elle, doit s’engager à n’utiliser les locaux que comme siège social. Elle doit également tenir la société de domiciliation au courant de tout changement, par exemple concernant sa forme juridique ou sa dénomination. Lors de la signature du contrat elle donne mandat au domiciliataire pour que celle-ci reçoive en son nom les courriers administratifs.

Les tarifs de domiciliation proposés par la société

Enfin, il faut faire attention au nerf de la guerre : le prix ! Certaines sociétés ont des offres très alléchantes avec un tarif domiciliation commerciale particulièrement bas. Mais il vous convient de vérifier que cela ne comporte pas des frais cachés comme des services en option, l’obligation de déposer une caution ou une garantie d’un montant important, ou bien des promotions et réductions temporaires qui vous feront payer plus d’ici quelques mois.

Avec tous ces conseils vous êtes désormais prêt pour choisir la société de domiciliation qui vous fournira l’adresse commerciale de votre entreprise !