Bureau de représentation : notre guide pratique

04/10/22    Entrepreneur

Le bureau de représentation, également appelé bureau de liaison, est l’antenne d’une société à l’étranger, pour développer ses activités et préparer une implantation future. Comment fonctionne un bureau de représentation ? Quel est son statut juridique ? Son régime fiscal ? Quelles démarches effectuer pour ouvrir un bureau de représentation ? Explications.

Qu’est-ce qu’un bureau de représentation et quelles sont ses caractéristiques ?

Lorsqu’une société française veut s’implanter dans un pays étranger, avoir un bureau de représentation commerciale est l’une des options possibles. Cela lui permet d’avoir une adresse commerciale de domiciliation physique sur place, afin de représenter l’entreprise et de la promouvoir.

L’autre option possible est la création d’un établissement secondaire à l’étranger, sous forme de succursale ou de filiale. Concernant le bureau de liaison, ce dernier a plutôt un rôle temporaire, pour préparer une implantation à l’étranger.

Comment fonctionne un bureau de représentation ?

Un bureau de liaison fait office de façade pour la société en attendant une future implantation, mais il ne peut pas recevoir de commande ni vendre des produits ou services directement, ni même signer de contrat ou émettre des factures. Ces actions doivent donc obligatoirement passer par la société d’origine.

Un bureau de représentation peut prospecter des clients, représenter l’entreprise, coordonner un réseau d’agents, et, rarement, occuper des fonctions administratives, logistiques ou financières.

Quel est le statut juridique d’un bureau de représentation ?

Un bureau de représentation n’a pas de personnalité juridique propre, ni de capital social, il dépend entièrement de la maison mère pour le patrimoine, les capitaux, les biens, ainsi que la dénomination sociale et commerciale. Cependant, il doit avoir un représentant légal, qui gère le bureau. Il peut être salarié ou non.

Quel régime fiscal s’applique à un bureau de représentation ?

Un bureau de représentation n’a aucune obligation de tenir une comptabilité ou de déposer ses comptes annuels. Il n’effectue pas d’activités commerciales, donc il n’est pas soumis à une fiscalité spécifique, ni redevable d’un impôt sur les sociétés, à l’exception de la taxe d’habitation de son local. Le bureau n’est pas non plus soumis à la TVA. En France, un bureau de liaison doit cependant payer la taxe d’apprentissage sur les salaires, la formation professionnelle continue, et les investissements obligatoires dans la construction.

Quels sont les avantages et les inconvénients d’un bureau de représentation ?

Un bureau de représentation présente de nombreux avantages :

• Il s’agit d’un investissement limité au départ, pour sonder le terrain sur un marché étranger, avant de s’y installer avec des filiales. Les coûts de création sont donc faibles.
• Le siège social de la société conserve entièrement sa politique commerciale.
• Cette structure permet de mieux connaître le marché du pays d’implantation.
• C’est une manière pour la société de se promouvoir et de communiquer sur son activité.
• La création et la gestion de l’entité sont simples, le bureau n’est pas imposable.
• La création d’un bureau de représentation engendre peu de frais, et la TVA peut être déduite en France par la maison mère.

Mais il y a également quelques inconvénients à prendre en compte :

• Il s’agit d’un dispositif sans personnalité morale juridique distincte de l’entreprise mère, qui n’a donc pas de pouvoir décisionnel.
• C’est à la société mère d’absorber tous les risques et la responsabilité financière.
• Un bureau de liaison ne peut pas avoir d’activité commerciale.
• C’est une solution temporaire, en attendant, éventuellement, l’implantation de succursales.

Comment ouvrir un bureau de représentation ?

Pour créer un bureau de représentation à l’étranger, les particularités administratives sont évidemment propres à chaque pays. Cependant, ces formalités sont en général réduites et simplifiées.

Dans le cas où c’est une entreprise étrangère en France qui veut créer un bureau de liaison dans l’Hexagone, cela se déroule comme suit :

• Une fois le local trouvé, la société étrangère doit faire une déclaration d’existence du bureau auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) dont le bureau dépend, selon sa localisation géographique. Aucune immatriculation n’est obligatoire au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au greffe du tribunal de commerce, puisque le bureau de liaison n’a pas d’activité commerciale.
• L’INSEE attribue au bureau de représentation des numéros Siren et Siret.
• Si le bureau souhaite ouvrir un compte bancaire français, il est nécessaire de faire immatriculer l’entité pour obtenir un extrait K-bis.
• La société doit se charger des formalités déclaratives concernant les salariés auprès de l’URSSAF, ainsi que du versement des cotisations.
• S’il n’est pas immatriculé, le bureau doit s’enregistrer auprès du service des impôts des entreprises.

Les bureaux de représentation sont une bonne option pour une entreprise pour tester un nouveau marché étranger sans prendre de risques ou investir. Dans un premier temps, le bureau lui permet d’accumuler les informations nécessaires, tout en se faisant connaître. Si ce premier contact est positif, la société peut ensuite décider de s’implanter dans le pays avec un établissement stable secondaire. Et pour les entreprises étrangères, comment créer une société en France ? Découvrez notre article à ce sujet.