Comprendre les frais de mission et de déplacement en SASU

23/10/24    Entrepreneur

Pour garantir la réussite d’une SASU, la comptabilité est un élément clé. La SASU, appelée aussi société par actions simplifiée unipersonnelle, doit respecter un ensemble d’obligations comptables. Les charges professionnelles – dont les frais de mission et déplacement d’un dirigeant ou salarié – sont susceptibles de susciter l’intérêt des autorités. Alors, est-ce que ces frais de déplacement sont-ils déductibles des charges en SASU ? En plus de trouver une société de domiciliation fiable comme ABC Liv, vous devez comprendre l’intérêt de ces charges.

Frais de mission et de déplacement en SASU : de quoi s’agit-il ?

Les charges professionnelles sont les dépenses liées à l’activité professionnelle au sein d’une SASU. Le salarié ou même le dirigeant avancent les frais lors de ces déplacements professionnels, par exemple, pour se rendre chez un client. L’entreprise doit ensuite rembourser la personne concernée par ces frais avancés. Sur le plan comptable, ces charges sont considérées, mais déduites des revenus imposables.

Cependant, il est essentiel de conserver des justificatifs au moment de la déclaration de revenus pour déclarer ces frais de mission et déplacement. Un collaborateur au sein d’une société avec le statut SASU peut avoir des frais de mission variés en plus de ceux liés aux déplacements. On pense aux dépenses pour les repas, la réservation d’hôtel, etc.

Frais de mission et de déplacement : quels sont les frais déductibles pour une SASU ?

Entrons en détail dans le sujet pour savoir quels sont les frais de missions et de déplacement déductibles pour une SASU.

Les frais de repas

Lors d’une mission professionnelle, un collaborateur peut faire des dépenses pour les repas. On distingue alors les repas ordinaires des repas d’affaires. Les repas d’affaires sont les repas partagés avec des clients par exemple. Ils ont un caractère exceptionnel.

Si la SASU doit régler l’impôt sur les sociétés, le remboursement des frais de repas se réalise si les repas ne sont pas pris à proximité du lieu de travail. Si la société est soumise à l’IR, les frais de repas sont déductibles même si c’est à proximité du lieu de travail.

Les frais professionnels liés à l’utilisation d’une voiture de fonction

Ces frais de déplacement concernent l’utilisation d’un véhicule de fonction ainsi que du véhicule personnel pour des missions professionnelles.

Parmi les frais déductibles, il y a :

• l’entretien de la voiture ;
• l’essence ;
• la prime d’assurance.

La voiture de fonction représente un avantage en nature. Les frais de carburant, l’entretien et les assurances sont aussi à la charge de la société.

Les autres frais professionnels déductibles

Parmi les autres frais déductibles, on pense aux frais pour les formations professionnelles, les cadeaux non excessifs, les frais de réception et aussi, l’achat d’un costume pour le travail dans des situations exceptionnelles.

Les frais professionnels déductibles si la SASU est domiciliée chez le président

Si la SASU est domiciliée chez le président, vous pouvez déclarer le loyer, les factures d’eau et d’électricité, la taxe d’habitation et la prime d’assurance. De cette façon, le président peut se faire rembourser une partie de ces charges.

Pourquoi est-il avantageux de déduire ses frais de mission pour une SASU ?

Les charges déductibles garantissent la réduction de la base imposable sur laquelle sera calculé l’impôt (IS ou IR). Le gain dépend principalement du mode d’imposition. Pour l’IS, celui-ci est de 15 % en taux réduit. Pour l’IR, le taux d’imposition des associés est considéré.

L’imposition d’une SASU inclut les bénéfices réellement dégagés par la société en question. Grâce aux frais déductibles, la fiscalité de l’entreprise est allégée, ce qui offre davantage d’opportunités pour se développer.

Notez tout de même qu’un régime en micro-entreprise ne bénéficie pas de ces avantages fiscaux. C’est pour cela que la plupart des entrepreneurs optent pour la création d’une SASU.

Quelles sont les conditions pour déduire ses frais de mission, y compris les frais de déplacement, pour une SASU ?

Les conditions de déduction sont strictes. Il faut que :

• la charge soit dans l’intérêt de l’activité ;

• les frais provoquent une diminution de l’actif net de l’entreprise ;
• la charge soit enregistrée, et donc toujours justifiée.

En d’autres termes, ces charges doivent avoir un lien direct avec l’activité de la société. Les frais dans l’intérêt du travail concernent les déplacements pour se rendre chez des fournisseurs ou clients, ou encore dans des salons professionnels.

Les factures, les reçus ou encore les contrats sont autant de preuves à conserver pour justifier correctement ces frais.

Des frais excessifs ne sont pas déductibles, notamment si un hébergement de luxe est choisi, alors que des solutions abordables existent et entrent davantage dans le budget initial de la société.

Comment sont remboursés les frais de mission et de déplacement pour une SASU ?

Les notes de frais sont indispensables pour assurer le remboursement de ces frais, ce sont des pièces justificatives. Sur une note de frais, il est préférable de retrouver les informations qui suivent :

• La date du paiement ;
• La description de la dépense et le motif ;
• Le montant HT, TVA et TTC ;
• Les personnes concernées par cette dépense.

Si ce sont des dépenses récurrentes, le collaborateur reçoit une indemnisation forfaitaire.

La gestion des frais de mission est cruciale pour calculer correctement les impôts. Ainsi, une mauvaise gestion peut avoir un impact négatif sur les finances de la SASU. Une gestion rigoureuse et optimisée des frais est nécessaire pour la pérennité d’une SASU. Pensez aussi à contacter ABC Liv pour la domiciliation de votre SASU !