Tout savoir sur le procès verbal d’assemblée générale

21/08/24    Entrepreneur

Rédiger un procès-verbal d’assemblée générale permet de consigner de manière formelle toutes les décisions prises par les associés et les actionnaires. C’est plus qu’une simple formalité, c’est un document capital pour la bonne gestion d’une société. Est-il obligatoire ? Quelles règles de rédaction sont à respecter ? Découvrez davantage sur le fond et la forme du procès-verbal d’assemblée générale avec la société de domiciliation ABC LIV.

Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale et à quoi sert-il ?

Une assemblée générale (AG) en entreprise est une réunion périodique où les associés ou actionnaires se réunissent pour examiner les comptes et prendre des décisions stratégiques. La loi exige au moins une réunion annuelle dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable.

À l’issue de ces réunions, un procès-verbal d’assemblée générale est rédigé. Ce document officiel est un acte juridique conforme à l’article R225-106 du Code de commerce. Il restitue de manière précise lors de l’AG :

• les sujets abordés ;
• les propositions ;
• les décisions prises ;
• le résultat des votes ou des délibérations.

Le procès-verbal d’assemblée générale sert de preuve légale en cas de litige.

Qui rédige un procès-verbal d’assemblée générale ?

En règle générale, ce sont les membres de l’organe exécutif ou les représentants légaux de la société qui se chargent de la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale.

Mais cette tâche peut être assurée par différents acteurs selon la structure juridique de la société :

• Lors de l’assemblée générale en SARL, c’est le gérant de la société qui rédige le procès-verbal.
• Dans une SA ou SAS, cette responsabilité incombe au président de l’assemblée ou à un membre du conseil d’administration.

En pratique, il est courant de déléguer la rédaction à une tierce personne compétente comme à un secrétaire de séance, un salarié juriste, ou même à un avocat.

Malgré cette délégation, ce sont le président ou les membres du conseil d’administration qui sont civilement responsables de la rédaction du procès-verbal en bonne et due forme.

Que doit contenir un procès-verbal d’assemblée générale ?

La rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale doit être réalisée avec rigueur. Veillez à bien tenir compte de la structure juridique de la société avant de le rédiger.

Les mentions obligatoires et communes du procès-verbal à tous les statuts juridiques sont :

• les informations de la société (dénomination, forme, siège, capital social) ;
• la date et lieu de la réunion ;
• l’identité du président (nom et prénom) ;
• l’identité des associés présents ou représentés ;
• les documents consultés par les associés ou envoyés avec la convocation ;
• un résumé des débats ;
• les résolutions soumises au vote ;
• le résultat des votes, résolution par résolution (adoptée ou non) ;
• le nombre de voix ;
• les éventuels incidents survenus ;
• l’heure de levée de la séance ;
• les signatures.

Attention, selon la structure juridique de la société, des mentions spécifiques s’ajoutent. Pour une SARL, le nombre de parts sociales détenues par chaque associé doit être mentionné. Pour une SA, le procès-verbal doit contenir en plus :

• le mode de convocation ;
• la composition du bureau ;
• le quorum atteint ;
• le nombre d’actions détenues par les votants.

Quel est le délai pour établir un procès-verbal d’assemblée générale ?

La loi ne prévoit aucun délai spécifique pour l’établissement d’un procès-verbal d’assemblée générale. Toutefois, il est conseillé de le rédiger dans un délai raisonnable afin de pouvoir être inscrit sur le registre d’assemblée en temps voulu. De même pour la signature du procès-verbal, veillez à respecter des délais raisonnables.

Procédez à la signature en fin de réunion, lorsque tous les associés sont présents, pour éviter d’éventuelles contestations et garantir l’authenticité du document.

Est-ce possible de corriger des erreurs figurant dans un procès-verbal d’assemblée générale ?

Oui, il est possible de corriger des erreurs présentes dans un procès-verbal d’assemblée générale.

En cas d’oubli ou d’inexactitudes, il est recommandé d’apporter des modifications selon les règles appliquées aux modifications d’actes authentiques : rayer les mentions incorrectes et inscrire les rectifications dans la marge ou en bas de page.

La version du procès-verbal corrigée est à nouveau signée et paraphée par les mêmes signataires présents lors de l’AG pour garantir sa validité.

Le procès-verbal d’assemblée générale est-il obligatoire ?

Tout comme l’AG, le procès-verbal d’assemblée générale est une obligation légale pour les sociétés.

Ce document juridique justifie toutes les décisions importantes prises tout au long de la vie d’une société. Le procès-verbal d’assemblée générale est rédigé pour de nombreuses formalités : la constitution d’une société, les modifications de statuts, le dépôt des comptes annuels et la dissolution ou liquidation de la société.

La rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale est une étape dont chaque société et association n’échappe pas au cours de sa vie. Pour assurer la conformité de sa rédaction, le procès-verbal demande une certaine rigueur sur les mentions obligatoires, les signatures et le respect des délais. Besoin d’une gestion simplifiée de société ? Contactez ABC LIV qui vous accompagne dans les formalités administratives.