Qu’est-ce qu’une procuration postale en entreprise ?

09/07/19    Entrepreneur

La procuration postale est un service proposé notamment par les sociétés de domiciliation, permettant aux chefs d’entreprise de gagner du temps et de confier les responsabilités postales à une entreprise dédiée.

Procuration postale : définition

Comme toute procuration, par exemple pour un compte bancaire ou pour un vote sur listes électorales, la procuration postale permet de donner à une tierce personne un pouvoir, en l’occurrence celui de réceptionner du courrier professionnel à sa place. C’est une façon pour un chef d’entreprise ou un représentant légal d’une entreprise de pouvoir déléguer cette tâche à un collaborateur ou bien à une société de domiciliation. La personne désignée peut ainsi récupérer le courrier, mais aussi signer des recommandés ou faire réception des colis contre signature. C’est un gain de temps conséquent pour un auto-entrepreneur très occupé, et une aubaine pour ceux qui s’absentent fréquemment en déplacements professionnels ou qui ne peuvent pas se rendre à La Poste sur les horaires d’ouverture pour récupérer les colis qui ne passent pas la boîte aux lettres !

Comment faire une procuration postale pour une entreprise ?

Pour mettre en place une procuration postale via un mandataire choisi parmi ses collaborateurs, il faut tout d’abord télécharger et remplir un formulaire de « procuration personne morale » sur le site de La Poste. Le formulaire requiert des informations comme le nom de la société, son numéro SIRET, sa forme juridique, son adresse postale. Mais aussi le nom et prénom des collaborateurs à qui l’on donne procuration, qu’on appelle mandataires postaux, ce qui leur sera possible de faire parmi ces trois choix : retirer et recevoir les envois postaux, percevoir les mandats, et acheter des produits postaux comme des timbres ou des enveloppes.

Le chef d’entreprise devra ensuite aller lui-même dans une antenne de La Poste pour déposer ce dossier et le signer devant un guichetier, facteur ou tout autre employé de La Poste, en présentant sa pièce d’identité et un justificatif de domicile de l’entreprise. Attention, il ne faut donc pas signer le formulaire avant d’être au guichet du bureau de poste ! Le service sera opérationnel en cinq jours ouvrables. Il est ensuite possible de résilier ce service, ou de le renouveler au bout de 5 ans, en remplissant à nouveau un formulaire. Pensez aussi à le modifier en cas de transfert de siège.

Pour faire une procuration postale via une société de domiciliation, l’entrepreneur n’a pas à se déplacer. Il suffit d’envoyer le formulaire rempli à l’entreprise, qui se chargera de régler les formalités directement avec La Poste. Et la société peut vous proposer plusieurs autres services intéressants comme la boîte postale et la réexpédition du courrier si vous choisissez de domicilier le siège social de votre entreprise à une adresse prestigieuse, par exemple à Paris. Des services ne concernant pas la gestion du courrier sont aussi envisageables avec un contrat de domiciliation commerciale, comme un standard téléphonique, un secrétariat, la location de bureaux équipés, de salle de réunion ou d’espaces de coworking ou encore le transfert d’appels téléphoniques.

Vous savez désormais comment légalement déléguer les tâches administratives relatives à la gestion des courriers à un collaborateur ou à une entreprise dédiée, que vous soyez en pleine création d’entreprise ou déjà entrepreneur chevronné.