Guide de la boîte postale et de son intérêt pour les entreprises

11/07/23    Entrepreneur

L’adresse professionnelle peut être différente de l’adresse de domiciliation de l’entreprise, et cette différenciation peut avoir son importance dans certaines situations. Utiliser une boîte postale permet de recevoir son courrier, en toute sécurité et en toute confidentialité, en dehors de son domicile, et sans avoir à louer de bureau. Comment ouvrir une boîte postale ? Est-ce la même chose qu’une adresse de domiciliation ou une boîte aux lettres ? ABC LIV, société de domiciliation d’entreprise, vous en dit plus.

Qu’est-ce qu’une boîte postale ?

Une boîte postale est un service payant de réception du courrier situé dans un bureau de poste. Le destinataire des envois peut venir les chercher à la Poste, dans un casier verrouillé, à son nom. Il est possible d’ouvrir une boîte postale personnelle, ou bien une pour son entreprise. Une boîte postale n’est pas un service de domiciliation et ne gère pas non plus l’expédition de courrier, ni l’emballage, ni la livraison.

Quels sont les avantages et les inconvénients d’une boîte postale ? 

Quels avantages et inconvénients apporte l’usage d’une boîte postale par une entreprise ?

Les avantages d’une boîte postale

Une boîte postale est tout particulièrement utile pour les entreprises n’ayant pas de service de gestion et de réception du courrier, ou bien pour les micro-entrepreneurs sans locaux travaillant à leur domicile personnel. Cela permet ainsi de séparer vie privée et vie professionnelle, sans avoir à révéler son adresse personnelle aux correspondants qui envoient du courrier à la société. Elle est donc tout indiquée pour les petites entreprises.

L’usage d’une boîte postale limite également le risque de perte du courrier, les absences au moment du passage du facteur et les renvois à l’expéditeur. Le courrier reste dans le casier jusqu’à ce que le destinataire puisse le récupérer.

Les boîtes postales sont sécurisées puisqu’on les ouvre avec un numéro d’identification et un système de verrouillage. Certaines boîtes postales sont même accessibles 24 heures sur 24.

Les inconvénients d’une boîte postale

L’usage d’une boîte postale comporte également quelques inconvénients. Ainsi la boîte postale doit se situer dans la même ville que l’entreprise, et tous les bureaux de poste ne proposent pas ce service. Il n’est donc pas toujours possible d’avoir recours à une boîte postale, en particulier dans les petites villes.

De plus, sachez que l’adresse de la boîte postale ne sera pas considérée comme l’adresse légale de votre entreprise. Vos courriers officiels, ainsi que certaines factures, vous seront envoyés à l’adresse officielle de votre entreprise, et non à celle de la boîte postale.

Enfin, il faut s’assurer d’aller régulièrement relever le courrier de la boîte postale, car l’espace disponible dans le casier n’est pas illimité. Généralement, les colis en carton ne peuvent pas y être réceptionnés, et en cas d’accumulation de courrier, l’abonnement à la boîte postale peut être suspendu. Il se peut aussi, dans les premières semaines, que le locataire précédent du casier n’ait pas averti ses correspondants qu’il changeait d’adresse. Ainsi, vous recevrez peut-être du courrier qui n’est pas à votre nom.

Pourquoi choisir une boîte postale pour son entreprise ?

Si vous souhaitez protéger votre adresse personnelle, utiliser une boîte postale vous permet de ne pas avoir à la communiquer à vos correspondants, ce qui vous garantit sécurité et confidentialité.

De plus, recevoir son courrier dans une boîte postale plutôt qu’à son domicile privé peut permettre de véhiculer une image positive et professionnelle de votre entreprise. Enfin, il est pratique de recevoir tout son courrier professionnel en un seul endroit.

Comment ouvrir une boîte postale ?

Pour ouvrir une boîte postale, rendez-vous dans l’un des bureaux postaux de la zone de distribution du siège social de votre entreprise. Vous aurez à fournir le numéro SIRET de votre entreprise et à payer l’abonnement au service annuel ou saisonnier. Votre boîte postale ainsi créée, les clés du casier vous sont remises et vous pourrez désormais y récupérer votre courrier professionnel.

Pour ce type d’abonnement, il faut généralement compter autour d’une centaine d’euros hors taxes par an, et une soixantaine d’euros hors taxes par mois pour un contrat saisonnier. Pensez à donner à vos nouveaux correspondants cette nouvelle adresse contenant la mention BP puis le numéro du casier, ainsi que le nom du bureau de poste, le code postal et le nom de la ville.

Boîte postale et adresse de domiciliation : les services sont-ils les mêmes ? 

Le service de boîte postale n’est pas le même qu’un service de domiciliation. Lorsque vous signez un contrat avec une société de domiciliation, vous choisissez l’adresse de domiciliation de votre entreprise, et non son adresse professionnelle. L’adresse de domiciliation est celle du siège social, où vous recevez tous vos plis et courriers, y compris les documents officiels.

Vous pouvez ainsi choisir une adresse prestigieuse pour votre entreprise, lui conférant une crédibilité face à vos partenaires et investisseurs.

Opter pour une société de domiciliation peut également vous permettre de bénéficier de nombreux autres services, tels que la réception et le transfert ou la réexpédition du courrier, la location d’espace de coworking et de salle de réunion, ou encore un secrétariat téléphonique.

Toutes les entités peuvent passer par une société de domiciliation, qu’il s’agisse de domiciliation pour l’auto-entrepreneur, ou par exemple de domiciliation d’association. N’hésitez pas à vous renseigner sur cette possibilité et à consulter les tarifs de domiciliation d’entreprise.