SARL : l’assemblée générale ordinaire annuelle AGOA

04/04/17    Entrepreneur

Passage obligé dans la vie de toute Société à responsabilité limitée (SARL), l’assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA) répond à des règles très strictes qu’il est essentiel de bien connaître pour éviter toute sanction pénale. Découvrez les formalités liées à cette obligation légale avec Abc Liv !

Qu’est-ce que l’assemblée générale ordinaire annuelle ou assemblée ordinaire annuelle ?

Dans une SARL, les décisions sont prises de manière collective, par l’ensemble des associés. D’où l’obligation de se rassembler au moins une fois par an, à l’occasion d’une assemblée générale ordinaire annuelle, pour examiner les comptes et prendre des décisions importantes pour la société.

C’est notamment à cette occasion que les associés approuvent les comptes de l’exercice clos et décident de l’affectation du résultat ; versement des dividendes ou mise en réserve.

Cette assemblée doit avoir lieu au plus tard dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice. Il est toutefois possible de faire une demande de prolongation du délai auprès du président du tribunal de commerce.

L’AGOA ne se déroule pas nécessairement au siège social de la SARL. Le lieu peut être en effet librement fixé au moment de la constitution ou de la modification des statuts.

Il est important de bien différencier l’AGOA de l’assemblée générale extraordinaire (AGE) qui concerne quant à elle toutes les décisions qui n’entrent pas dans le cadre de l’assemblée annuelle (modification des statuts, par exemple). Lorsqu’une assemblée extraordinaire a lieu lors de la même séance qu’une assemblée générale ordinaire, on parle alors d‘assemblée générale mixte.

Quels sont les formalités préalables à l’assemblée ordinaire annuelle d’une SARL ?

C’est au gérant que revient le rôle d’organiser l’assemblée générale ordinaire annuelle et de préparer les documents nécessaires à son bon déroulement.

Il doit ainsi réaliser l’inventaire annuel de la société, le rapport de gestion et les comptes annuels de la SARL (compte de résultat, bilan et annexe). Cette tâche peut être confiée à un expert-comptable, ce qui est souvent le cas dans les petites SARL.

Ces documents doivent être mis à disposition des associés, au moins 15 jours avant leur convocation. La convocation s’accompagne, a minima, du rapport de gestion, des comptes annuels, de la liste des conventions réglementées et du texte des résolutions.

Préparation des lettres de convocation

Les associés sont convoqués par le gérant au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique. Il convient de préciser que les statuts peuvent cependant prévoir des délais plus longs. La convocation précise le lieu, le jour et l’heure de l’assemblée, ainsi que la liste des documents remis en annexe ou disponibles à la consultation au siège social.

Après avoir reçu leur convocation, les associés ont la possibilité de faire parvenir leurs questions, s’ils en ont, au gérant. Celui-ci doit alors apporter une réponse le jour de l’AGOA.

Déroulement de l’assemblée ordinaire annuelle

L’assemblée doit se dérouler en présence des associés. Si un associé ne peut pas être présent pour une raison ou pour une autre, il peut toutefois nommer un représentant.

Durant la séance, chaque résolution inscrite à l’ordre du jour est adoptée par le biais d’un bulletin de vote ou à main levée. Le poids de chaque associé correspond au nombre de parts sociales possédées.

La retranscription du déroulement de l’assemblée générale est consignée dans un procès-verbal. Ce document adopte un certain formalisme.

Formalités de publicité de l’assemblée annuelle ordinaire

Après la tenue de l’assemblée, le représentant légal dispose d’un délai d’un mois pour déposer les comptes approuvés, en deux exemplaires et certifiés conformes, ou une copie de la délibération (en cas de refus) auprès du greffe du tribunal de commerce. Il doit par ailleurs déposer le rapport de gestion, ainsi que la proposition et la résolution d’affectation du résultat.

À la demande du greffier, les informations fournies sont alors publiées au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC).